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Convocatoria
Se registra tipo de sesión, fecha, modalidad, lugar o enlace, responsables y orden del día.
Módulo de gobernanza
Convocatorias, quórum, votaciones, resoluciones y actas en un solo lugar.
Votia ayuda a documentar sesiones de Asamblea General, Junta Directiva u otros órganos colegiados desde la convocatoria hasta el archivo final.
Sesión demostrativa
Asamblea General Extraordinaria
Representación de cómo puede estructurarse una sesión dentro de Votia.
Modalidad
Híbrida
Participantes
Padrón activo
Quórum
Verificable
Punto 1 · Informativo
Lectura y aprobación del orden del día
Punto 2 · Resolutivo
Aprobación de lineamientos operativos
Punto 3 · Votación
Decisión sobre implementación de proyecto
Esta maqueta muestra el tipo de organización documental que Votia busca facilitar.
Problema
Muchas sesiones se documentan tarde, de forma dispersa o sin suficiente evidencia.
En una sesión institucional no basta con reunirse y decidir. También se debe demostrar quién convocó, quién asistió, si hubo quórum, qué puntos se trataron, qué se votó, qué se resolvió y qué documentos respaldan lo ocurrido.
Antes
Convocatorias por correo, agenda en un documento y lista de asistentes en otra hoja.
Durante
Notas tomadas manualmente, votaciones difíciles de consolidar y acuerdos dispersos.
Después
Actas redactadas desde cero, resoluciones sin estructura y anexos difíciles de ordenar.
Ciclo de una sesión
Votia ordena la sesión como una secuencia documental.
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Participantes
Se carga o selecciona la lista de miembros convocados, invitados u observadores según corresponda.
3
Asistencia
Durante la sesión se registra la participación y se diferencia entre asistentes habilitados, invitados y ausentes.
4
Quórum
La plataforma ayuda a documentar si la sesión puede instalarse en primera o segunda convocatoria.
5
Desarrollo
Cada punto del orden del día puede registrar resumen, intervenciones relevantes, acuerdos, mociones o decisiones.
6
Cierre
Se genera un acta preliminar con resoluciones, votaciones, anexos y respaldo documental.
Acta en construcción
El acta deja de ser un documento aislado.
En lugar de reconstruir todo al final, Votia permite ir acumulando información durante la sesión: asistencia, instalación, puntos tratados, votaciones, resoluciones y cierre.
Estructura esperada del acta
1. Datos generales de la sesión
2. Verificación de convocatoria y quórum
3. Desarrollo de puntos del orden del día
4. Votaciones y resoluciones aprobadas
5. Clausura, anexos y firmas correspondientes
Archivo documental
Cada sesión puede cerrar con un paquete de respaldo.
Convocatoria
Orden del día
Registro de asistencia
Verificación de quórum
Desarrollo por punto
Resoluciones aprobadas
Resultados de votaciones
Acta preliminar
Acta final revisada
Anexos documentales
Resultado
Una sesión mejor documentada facilita continuidad, control y rendición.
Para Secretaría, reduce el trabajo de reconstruir el acta desde cero.
Para Presidencia o el órgano directivo, permite revisar decisiones y acuerdos con mayor claridad.
Para los miembros, mejora la transparencia sobre qué se trató, qué se votó y qué se resolvió.